Etusivu › Toimintasuunnitelma vuodelle 2012

Toimintasuunnitelma vuodelle 2012

Helsingin Tietojenkäsittely-yhdistys ry Hetkyn vuosikokouksessa 14.12.2011 hyväksyttiin vuoden 2012 toimintasuunnitelma.

1. Toiminta-ajatus
2. Toiminnan tavoitteet
3. Organisaation toiminta ja kehittäminen 
4. Jäsenpalvelut 
5. Yhdistyksen tunnettuus
6. Talous ja hallinto

1. Toiminta-ajatus

Hetky on tieto- ja viestintätekniikan parissa työskentelevien henkilöiden verkottunut yhteisö, joka seuraa aktiivisesti alan kehityssuuntia ja tarjoaa jäsenilleen yhteisölliset toiminnan puitteet sekä mahdollisuuden ammatilliseen ja henkilökohtaiseen kehittymiseen.

2. Toiminnan tavoitteet

Hetky toimii aktiivisesti Tietotekniikan liitossa. Tavoitteena on edistää jäsenistön osaamisyhteisöjen (kerhot/verkostot) kehittymistä sekä tieto- ja viestintätekniikan tehokasta hyödyntämistä siten, että taloudelliset ja inhimilliset näkökohdat otetaan huomioon.

Paikallisuus ja osaamisyhteisöt toimivat omissa rooleissaan toisiaan täydentäen. Hetky ottaa ”pääkaupunkiseudun roolin” eli sen kanta tulee näkyä suomalaisessa it-toiminnassa. Tämän lisäksi tulevalle kaudelle kirjataan seuraavat tavoitteet:

Verkostot 

  • Tarjotaan yhteisölliset puitteet verkostojen toimintaan.
  • Tuetaan ja suunnataan toiminta-ajatuksen mukaisesti verkostojen toimintaa jäljempänä esitetyin tavoin.
  • Pyritään olemassa olevan ja uuden verkostotoiminnan kautta lisäämään jäsenmäärää sekä osallistumisaktiivisuutta. 
  • Perustetaan yrittäjyyteen keskittyvä verkosto.

Jäsenet 

  • Aktivoidaan jäsenistöä ja edistetään jäsenistön verkottumista. Erityisesti yritysjäsenten aktivointiin panostetaan.
  • Järjestetään vuoden alussa jäsentilaisuus, jossa kerrotaan yhdistyksen toiminnasta ja eduista, joista viestitetään myös sähköpostitse.
  • Järjestetään syksyllä n. puolen päivän mittainen maksullinen seminaari.
  • Pienyritysten houkuttelemiseksi laaditaan esittelypaketti yrittäjä-verkoston puitteissa.
  • Lisätään yhteistyötä liittoyhteisön Helsingin alueen suurimpien yhdistysten (HEKO/It-ekonomit, Prestek) sekä esim. Lahden, Tampereen ja Turun paikallisyhdistysten kanssa.
Tietotekniikan liitto  
  • Aktiivista yhteistyötä Tietotekniikan liiton kanssa jatketaan.
  • Varmistetaan, että liiton palveluista saadaan panostuksia vastaava hyöty jäsenistölle.
Projektit
  • Sähköisen lehden suunnittelua jatketaan ja uusi sähköinen julkaisu pyritään toteuttamaan alkuvuoteen mennessä.
  • Yhdistyksen toiminta-ajatuksen työstämistä jatketaan.
  • Perustetaan työryhmä syksyn seminaaria varten.
  • Yhteistyötä oppilaitosten kanssa jatketaan.
  • Johtoryhmän materiaalit/toiminta siirretään googleen.

3. Organisaation toiminta ja kehittäminen

Johtokunta

Johtokunnan ja Hetkyn toimiston päävastuualueena ovat jäsenhallintapalvelut sekä erikoistapahtumien organisointi.

Johtokunta kokoontuu noin 10 kertaa vuodessa, joista muutama on tiivistetty suunnittelupäivä.

Johtokunta järjestää 2 yhteistapaamista kerhojen isännistöjen kanssa; perinteisen kesätapaamisen lisäksi järjestetään tammikuussa uusien isännistöjen perehdyttämistilaisuus.

Liittokokousedustajien kanssa pidetään vähintään yksi yhteiskokous n. 5 viikkoa ennen kevät- ja/tai syysliittokokousta, jossa käsitellään liittokokoukseen liittyviä asioita ja Hetkyn toimintaa. Johtokunta ja liittokokousedustajat toimivat tiiviissä yhteistyössä.

Johtokunnan sekä muiden Hetkyn luottamushenkilöiden vaihtokokous pidetään vuoden alussa.  TTL:n  toiminnanjohtajan sekä TTL:n hallituksen puheenjohtajan kanssa järjeste-tään 1-2 keskustelutilaisuutta.

Toimituskunta
 
Uuden sähköisen julkaisun toimituskunta jatkaa vanhalta pohjalta. 

Toimituskunnan tehtävänä on kehittää tulevan sähköisen julkaisun sisältöä ja luoda siitä merkittävä alan viestintävaikuttaja. Päätoimittajana toimii Hetkyn johtokunnan puheenjohtaja. Toimituskunnalle eikä poikkeustapauksia lukuun ottamatta muulle kirjoittajakunnalle makseta palkkioita.

Tietotekniikan liitto ja liittokokousedustajat

Yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja osallistuu yhdistysten puheenjohtajien yhteistilaisuuksiin. Liittokokousedustajat huolehtivat osaltaan yhteistyöstä Tietotekniikan liiton kanssa johtokunnan valmistelevien suuntaviivojen mukaan. 

Liittokokousedustajiksi valitaan Hetkyn toimintaa hyvin tuntevia jäseniä. Tavoitteena on saada edustajiksi pääosin yhdistyksen johtokunnan jäseniä, jolloin keskinäinen yhteistyö tehostuu. Liittokokousedustajat tehostavat yhteistyötä myös toisten yhdistysten edustajien kanssa.

Liittokokouksessa pyritään vaikuttamaan mm. yhdistykselle tilitettävän jäsenmaksuosuuden kasvattamiseen.

4. Jäsenpalvelut

Hetky tarjoaa jäsenpalveluina koulutus- ja perehdyttämistoimintaa, ammatillista tietoa, verkottumismahdollisuuksia sekä lehtiä. Verkostotoiminnasta vastaavat aktiiviset jäsenet.

Hetkyn jäsenet saavat jäsenyyden perusteella yhdistyksen omien etujen lisäksi Tietotekniikan liiton järjestämät jäsenedut, jotka näkyvät mm. liiton www-sivuilla os. www.ttlry.fi.

Hetky tunnistaa vastuunsa TTL:n suurimpana jäsenorganisaationa ja tulee tekemään parhaansa liittoyhteisön toiminnan kehittämiseksi yhteistyössä liittoyhteisön muiden toimijoiden kanssa.

4.1. Ammatillisen tiedon jakaminen

Sähköinen julkaisu

Yhdistys luopuu paperilehdestä ja HETKY-lehti siirtyy verkkoon. Tulevan sähköisen julkaisun tarkoituksena on edelleen toimia ammatillisen tiedon jakelukanavana sekä asiantuntijoiden ja jäsenkunnan keskustelufoorumina.

Sähköisen lehden tarkoituksena on aktivoida jäsenistöä entisestään, tuoda yhdistys paremmin esiin, edesauttaa verkostoitumista, olla paremmin ajassa sekä säästää kustannuksia.

Jäsenetulehdet

Jäsenetulehtenä kaikki lehtipaketin valinneet jäsenet saavat Tietokone-lehden, jonka voi tilata myös verkkoversiona. Halutessaan jäsen voi valita tämän lisäksi yhden seuraavista (2 lehden jäsenpaketti): Tietoviikko, Pelit, Tiede, Turvallisuus & Riskienhallinta. Lisäksi jäsen voi tilata jonkun seuraavista vaihtoehdoista edulliseen n. 30 euron vuosihintaan: Auto Bild Suomi, GEO, Gloria, Glorian ruoka ja viini sekä Kodinrakentaja. Liitolla on myös jäsenyysvaihtoehto ilman lehtiä.

Yhdistyksen www-sivusto

Hetky julkaisee internetissä jäsenistönsä ja Tietotekniikan liiton tuottamaa aineistoa. Hetkyn www-sivuja käytetään aktiivisesti ja ajantasaisesti tiedottamiseen ja ne sisältävät mm. tiedot koulutustapahtumista, verkostojen tilaisuuksista, hallinnosta, luentomateri-aalia seminaareista ja verkostosäännöt.

Sivustoa kehitetään edelleen jäsenistöä mahdollisimman hyvin palvelevaksi, esim. jäsenistön aktivointia ja verkottumista tuetaan verkkoviestinnän keinoin. Lisäksi pyritään saamaan enemmän sisältöä kotisivuille esim. lisäämällä tärkeitä linkkejä alan ihmisille.

Verkostoille järjestetään uusittujen verkkosivujen päivittämiseen liittyvä opastustilaisuus vuoden alussa. Verkostojen omien sivujen kehittämisideoiden vastuu on kullakin verkostolla, joita velvoitetaan oma-aloitteisesti kiinnittämään huomiota sivujensa laatuun.

Sosiaalinen media

Tilaisuuksista ja toiminnasta viestitään alan ammattilaisille Facebookin ja LinkedIn:n kautta.

Sähköposti

Sähköpostia ja mahdollisia TTL:n tarjoamia välineitä käytetään enenevässä määrin luottamushenkilöiden väliseen viestintään ja soveltuvasti kerhojen tiedotukseen.

4.2. Verkostotoiminta ja verkottuminen

Verkostotoiminta kokoaa yhteen tietyistä aihealueista kiinnostuneita jäseniä. Hetkyssä toimii aktiivisesti 5 verkostoa, joiden kautta Hetky tarjoaa jäsenilleen mahdollisuudet henkilökohtaiseen kehittymiseen ja verkottumiseen. Global Club ei järjestä toimintaa vuonna 2012. Uusien kerhojen syntymistä tuetaan edelleen ja perustetaan yrittäjyyteen keskittyvä verkosto Global Clubin tilalle.

Yhteistyötä verkostojen kanssa parannetaan mm. tehostamalla mentorointia sekä järjestämällä yhteisiä seminaareja.  Verkostojen isännistöt/johtoryhmät ja johtokunta kokoontuvat yhdessä 2 kertaa; tammikuussa pidetään toimintaan perehdyttämistilaisuus ja kesäkuussa suunnitteluta-paaminen.

Hetky tukee verkostojen toimintaa taloudellisesti ja tarjoaa niille palveluina mm. tiedottamisen jäsentapahtumista, verkostojen rekisterin sekä avustaa tilaisuuksien hallinnoinnissa. Näin verkostot pystyvät keskittymään toiminnan järjestämiseen, joka voi siten olla mahdollisimman ei-byrokraattista.

Mahdollisimman moniin tilaisuuksiin tulee hankkia sponsorointia/yhteistyökumppaneita tai vas-taavasti tilaisuuksista riippuen niihin tulee laittaa 10-30 euron osallistumismaksu, jolla saadaan katettua lähinnä tarjoilukulut. Verkostojen aktivointiin tai mahd. uuden verkoston perustamiseen on myös budjetissa varauduttu.

Verkostot laativat omat toimintasuunnitelmansa ja noudattavat voimassa olevia verkostosääntöjä.

Verkostojen suunnitellut tilaisuudet vuonna 2012:
  • AKVA järjestää n. 8 jäsentilaisuutta sekä heti alkuvuonna musikaali-illan. Syksyllä järjestetään laivaseminaari. Isännistö kokoontuu n. kerran kuussa.  Yhteistyötä toisten verkostojen kanssa jatketaan.
  • Global Club ei järjestä tapahtumia vuonna 2012 vaan pitää ”välivuoden” toiminnassaan.
  • ICT Ladies -verkoston teemana on Tulevaisuuden menestyjät – kuulunko heihin? Verkosto järjestää n. 10 jäsentilaisuutta ja johtoryhmä kokoontuu 5-6 kertaa. Verkosto ylläpitää Fa-cebookissa ja LinkedIn:ssä yllä keskustelua ajankohtaisista asioista.
  • ICT Leaders -verkoston (ent.Tietohallintokerho) toiminnan teemana on ICT-palvelut, Liiketoimintaosaaminen sekä Liiketoiminnan tuottavuuden parantaminen ICT:n avulla. Verkosto järjestää n. 6 tilaisuutta. Johtoryhmä kokoontuu n. 6 kertaa
  • ITU-verkosto täyttää 30 vuotta ja järjestää juhlaseminaarin 28.3.2012. Tämän lisäksi ITU järjestää 5-6 jäsentilaisuutta, joista yksi tilaisuus järjestetään perinteisenä luontoretkenä. Vuonna 2011 alkanutta Aivot-teemaa ja jatketaan ja siihen liittyen järjestetään 3 tilaisuutta yhteistyössä AKVAn ja ICT Ladies -verkoston kanssa. Isännistö kokoontuu 5-7 kertaa.
  • Tietoliikenne-foorumi järjestää 2-4 tilaisuutta, joista 1-2 on suurempaa seminaaria keväällä ja syksyllä. Isännistö kokoontuu 2-3 kertaa.
  • Perustettava Yrittäjät-verkosto pyrkii järjestämään 4-6 tilaisuutta. Isännistö kokoontuu n. 6 kertaa.
Verkostoja ohjeistetaan pitämään edelleen aktiivista yhteyttä tiedotusvälineisiin tilaisuuksistaan.

Hetky tarjoaa jäsenilleen mahdollisuuksia omien kontaktiverkostojen rakentamiseen. Seminaarit sekä mahdollisesti Taiteiden yön yhteydessä järjestettävä Tietotekniikka ja Taide -tapahtuma toimivat jäsenistön kohtaamispaikkoina.
 
Kiinnostuksen ja mahdollisuuksien mukaan Hetky voi osallistua myös muiden tapahtumien järjestämiseen, joita voisivat olla esim. learning cafe -tyyppiset tilaisuudet tai  itseohjautuva areena -tyyppinen tapahtuma, jossa kuultaisiin tietoyh-teiskunnan vaikuttajapuheenvuoroja.

4.3. Koulutus

Jäsenistön etuina ovat myös Tietotekniikan liiton tarjoamat koulutuspalvelut, tilaisuudet sekä seminaarit.

5. Yhdistyksen tunnettuus

Pyritään nostamaan yhdistyksen tunnettuutta ja vahvistamaan julkisuuskuvaa mm. lisäämällä ajankohtaista tietoa Hetkystä ja tekemällä esittelymateriaalia sekä jakamalla aktiivisesti lehdistötiedotteita Hetkyn toiminnasta. Myös sähköistä julkaisua hyödynnetään entistä tehokkaammin yhdistyskuvan vahvistajana.

6. Talous ja hallinto

Yhdistyksen talous on laadittu Tietotekniikan liitolta saatavan jäsenmaksuosuusennusteen sekä seminaari- ja ilmoitusmyyntituottojen pohjalta.

Talousarvion jousto riippuu merkittävästi seminaarisponsoroinnin onnistumisesta. Taloutta seurataan erityisen tarkasti ja sopeutetaan menot tuloihin taloudellisen kehittymisen mukaan. Johtokunta valvoo tuottojen toteutumista.

Hetkyn ilmoitusmyyntituotot koostuvat internet-ilmoituksista.

Taloudellinen tavoite on, että suunnitteluvuoden toteuma saadaan pidettyä +/- 10 % sisällä budjetoidusta.

Lisäksi tavoitteena on ylläpitää riittävä vararahasto ja maksuvalmius, joiden avulla voidaan taata ympärivuotinen laadukas toiminta ja sopeutua myös muuttuviin tilanteisiin.